New Code takes effect on June 30th. How to comply with the updated Building Code
By: María Alejandra Pulgar, @marialepulgar
The Florida Building Code has been updated and the City of Doral Building Department (BD) is working diligently to be up to date on the changes that it implies for the many developments and renovations that currently are taking place in the city.
It is the duty of the Building Department to review, process, issue and inspect all building permits that ensure that any construction in Doral comply not only with the Florida Code but also all related ordinances issued by the City and the Miami-Dade County.
The team is composed by 37 people and lead by Mr. Rene Velazco, Chief Building Official for the City of Doral. They process between 1000 and 1500 permits per month and so far this year they have reviewed approximately 6000 plans of ongoing projects in the city.
The code currently in use by the BD is the 2010 Florida Building Code and the state has ordered the new 2015 code to be adopted starting on June 30th. The code is divided into several areas, according to each of the elements of design related to a development: building, energy, electrical, mechanical and plumbing. There is also distinction between parameters that apply to private and public residential and commercial constructions, as well as to renovations to existing structures.
On May 28th the City of Doral Building Department held a workshop to inform the public on an overview of the aspects that changed in the new code but mainly to give instructions on the submission of applications for permits before the new code takes effect.
Submit on time to comply to the old Code
The Building Department is offering the opportunity to all projects that submit their application for permits by June 30th to stay within the current code instead of incurring on changes towards the new code.
“People that have not applied for a permit yet, if they come after June 30th everything have to be adjusted to the new code” said Velazco. “Maybe they would not deal with any changes but for the most part they will have to refer to the 5th edition of the Florida Building Code on the plans. Those who submit their applications before that date can be grandfathering to the old code.”
However, at the BD they are going to be very strict on the projects they will receive from now until June 30th, to ensure all requirements are met to ensure a smooth process. Otherwise project owners could not take advantage of this exception.
“We expect a lot of work for the next few months” commented Velazco. “We need the plans to be substantially complete when submitted. We will not be accepting plans 30 or 40% done just to make it before the deadline and then go through all comments and revisions and corrections because they came in a hurry. We ask to please provide the plans substantially complete, so the process of approval can be expedited”
The criteria of completion for the plans means including all electrical, mechanical and plumbing pages and also core information in all categories. ”If there are additional requests we can resolve it, but the set has to be full with substantial information that we can review and give back comments and minimal extra requirements. Do not submit them half done just to fulfill the deadline.”
Given the great amount of constructions that are taking place in the city there have been developers that have not pulled permits yet for many of those houses. In their cases they have met with Velazco to decide whether they will get ready to apply before the deadline or will run under the new code. “Those that are going to wait to come after that date will have to bring the plans with the changes adapted to the new code. We are expecting to receive a lot of applications.”
An overview of changes in the new code
“We are still studying the new code, comparing it to the old one to know how much it will affect residents, business owners and developers. Right now there are some key points that are going to change in the residential and commercial area and we are also seeing differences in the location of the information in the code” said Velazco.
His team has attended the training from the Florida Building Commission and the Florida Department of Community Affairs to learn about the changes in the code.
Based on those trainings they have prepared documents that are accessible to the public on the City of Doral Building Department website, under the label “Code Changes”. Those documents itemize the changes, establishing comparison between codes and highlighting the location on the Code where more details can be found.
Among the differences on the mechanical code, there are changes on the location of smoke detectors for air conditioning units and the location of return ducts. Also there is a smoke evacuation test on high rises “in case there is a fire they have to test how the smoke evacuates from the building.”
Before the workshop the BD still had pending the training on the electrical and plumbing parts of the code, but they will be ready on time for the effective date. “We are reading the new code to find all the changes” said Velazco.
On the current code the environmental part is within the building code. On the new code all environmental regulations got a separate document. “I do not think it is going to be so much of an impact because the last code addressed a lot of those issues. Maybe there is some tweaking but I would say out of all of them there would be changes.”
The permit issuance process
It is a matter of teamwork between the owner of the project, the contractors and the building department and other entities that issue the permits and approvals, like the Fire Department, that are outside the jurisdiction of the City of Doral.
“First thing that I tell residents and developers is that this is teamwork; it starts at the design professionals. They have to provide all information that the code requires to be in the plans. They have to provide the calculations, structural, energy, electrical. All information that we need from the plans have to be accurate and reflected there” explains Velazco.
“Once that part is done they come to us and we ask them to provide a CD, electronic media, and the hard copies that we will stamp for them so they can go to DERM, to the Fire Department, that is a process that does not have to do with Doral.”
Velazco is looking forward as soon as before the end of 2015, to automate the permit process and try to file automatically for review with DERM and the Fire Department, but at the moment the developer or contractor has to take the plans to the County and other entities while in Doral they are working with the electronic version of the plan.
“In any project we try to set out meetings. If comments are easily identified is fine but if it is confusing we set meetings with the design professional and all reviewers and we go at it face to face. They take the plans for a couple of weeks and come back. When they get the County’s approval on time they come here, have the comments, pay the fees and the permit is issued. Work has to be done at the designer level.”
“It is a very important factor to have a team work between the design professional, the reviewers, and there are many jobs that depend on Dade County (many roads belong to the county in the Doral) or Public Works, that is another department. There are many other agencies that are involved.”
“If we don’t get answer and corrections from comments on time it creates delays. Sometimes there are comments and adjustments at the Fire Department and that is out of our control. Ideally we have a great team that provide substantial plans, they come here, we have minor comments, comes out a second time, maybe some corrections, come back, approve. We have phone contact constantly and the design team and us working to get that done. If the Fire department goes smoothly too, we all come together.” Following those tips, ideal small sized projects, with expedite review, would take around two months to have all permits issued.
Services of the City of Doral Building Department
The Building Department offers during the permitting phase a group of services to support the process, such as pre-construction meetings; design professionals day meetings (by appointment on Fridays); concurrent FIRE/DERM reviews; Optional Plan Review (OPR) for small projects; Expedite Plan Review Service (EPRS); Walk-Thru Plans Review and Digitized Plans Review.
Expediting processes have associated fees. The EPRS offers reviewed plans and comments in 10 days and OPR for minor comments within 48 hours. The fees charged are used to pay the over time of reviewers that work after hours on those projects that require the services. “We have to be fair to the residents and business owner that cannot or decide not to pay fees. During working hours we take care of their plans. For expedite, the fee puts you on the top of the list but we do it out of business hours” explained Velazco.
“Because of the excess of work there can be some delays but we work here very hard and we have this open door policy. We are open here. Come to the City first! Ask all the questions that you have. You can speak straight to us. You can call us or send us an email and we can gladly guide you step by step on what you need to do. We are accessible to the community to answer any doubts. That cuts the time a lot” concluded Velazco.
You can reach the City of Doral Building Department at 305.593.6700 or by email at building@cityofdoral.com
Nuevas normas estarán vigentes desde el 30 de Junio
Cambios en Código de Construcción de Florida
Por: María Alejandra Pulgar, @marialepulgar
El Código de Construcción de Florida ha sido actualizado, y el Departamento de Infraestructura (BD por sus siglas en inglés) de la Ciudad de Doral trabaja para ponerse al día en los cambios que esto implicará para la gran cantidad de desarrollos y remodelaciones que tienen lugar actualmente en la ciudad.
La labor del Departamento de Infraestructura es revisar, procesar, otorgar e inspeccionar todos los permisos de construcción y asegurarse que cualquier trabajo que se realice en Doral no solo cumpla con el Código de Florida sino también con todas las ordenanzas relacionadas que hayan sido generadas por la Ciudad o el Condado Miami-Dade.
Es un equipo compuesto por 37 profesionales y liderado por Rene Velazco, Oficial de Construcción en Jefe para la Ciudad de Doral. En un mes promedio, el BD procesa entre 1000 y 1500 permisos y de Enero a la fecha han procesado aproximadamente 6000 planos de proyectos que están actualmente en desarrollo en la ciudad.
Las revisiones en el BD se llevan a cabo en base al Código de Construcción de Florida del 2010 y Estado ha ordenado la adopción del nuevo Código 2015 a partir del 30 de Junio. El Código está dividido en varias áreas de acuerdo a cada uno de los elementos relacionados con los desarrollos: Construcción, Ahorro energético, Electricidad, Mecánica y Plomería. También hay distinción entre los parámetros que aplican a las construcciones públicas, tanto residenciales como privadas, al igual que las remodelaciones.
El 28 de Mayo la Ciudad dictó un taller para informar al público los deferentes aspectos que han cambiado en el nuevo código, pero principalmente para dar instrucciones sobre cómo someter las aplicaciones para permisos antes que el nuevo código entre en vigencia.
Aplicaciones antes del 30 de Junio mantienen el código viejo
El BD está ofreciendo a todos los proyectos que apliquen para los permisos antes del 30 de Junio la oportunidad de mantenerse en el código actual en lugar de incorporar los cambios originados en el nuevo código.
“Quienes no hayan aplicado aun por sus permisos, tienen hasta el 30 de Junio. Los que apliquen después de ese día tendrán que ajustarse a los cambios“ dijo Velazco. “Tal vez muchos cambios no sean relevantes en su caso, pero tendrán que hacer referencia a la edición Núm. 5 del Código de Construcción de Florida en los planos. Quienes introduzcan la solicitud de permisos antes de esa fecha podrán acogerse al código anterior.
Sin embargo, en el BD se han puesto muy estrictos con los proyectos que recibirán antes del 30 de Junio, para asegurarse que se cumplen todos los requerimientos para que sea un proceso expedito. Es decisión de los dueños de desarrollos el aprovechar esta ventaja.
“Proyectamos que habrá una gran carga de trabajo en los próximos meses” dijo Velazco. “Queremos que todo proyecto que acompañe una aplicación esté sustancialmente completo antes de introducirlo. No aceptaremos planos incompletos introducidos solo para cumplir con la fecha límite, porque después tendrán que pasar por todos los comentarios, revisiones y correcciones posibles, por hacerlos en un apuro. Esperamos que los planos sometidos estén sustancialmente completos, para que el proceso de aprobaciones sea expedito.”
Un paquete de planos completo incluye las páginas sobre cálculos eléctricos, mecánicos y de plomería, más la información detallada de cada categoría. “Si hay requerimientos adicionales los resolvemos, pero el paquete tiene que estar bien documentado para que podamos revisarlo, entregar comentarios y solicitar la menor cantidad posible de requerimientos adicionales. No se aceptaran planos a medio hacer solamente para cumplir con la fecha límite.”
Con la gran cantidad de desarrollos que existen en Doral, ha habido promotores que aún no han solicitado permisos para las casas. En muchos casos se han reunido con Velazco para decidir si estarán listos para aplicar antes del límite o si mejor se adaptan al nuevo código. “Quienes dejen pasar la fecha tendrán que traer sus planos actualizados reflejando los cambios; Esperamos recibir muchas aplicaciones.”
Resumen de los cambios
“Todavía estamos estudiando el nuevo código, comparándolo con el anterior para saber cuánto va a afectar a los residentes, propietarios de negocios y desarrolladores. En este momento hay algunos puntos clave que van a cambiar en el área residencial y comercial y también están viendo las diferencias en la ubicación de la información en el código “, dijo Velazco.
Miembros de su equipo han asistido a los entrenamientos de la Comisión de Construcción de Florida y el Departamento de Asuntos Públicos para aprender más sobre los cambios del código.
En base a esos adiestramientos han preparado documentos que se encuentran disponibles en el website de la Ciudad de Doral, en el apartado de Departamento de Infraestructura, dentro de la etiqueta “Code Changes”. En esos documentos se colocan detalladamente cada uno de los cambios, comparándolos con el código anterior y destacando la ubicación en el nuevo libro donde se encontraran más detalles.
Entre las diferencias en el código mecánico, se encuentra la ubicación de los detectores de humo para las unidades de aire acondicionado y la ubicación de los ductos de retorno. También hay una prueba de evacuación de humo en caso de incendio.
“Estamos revisando todo el código para determinar todos los cambios que nos afectan” dijo Velazco.
La porción ambiental en el código vigente está dentro del código de construcción. En el nuevo las normas ambientales se encuentran en un documento separado. “No pienso que habrá muchos cambios en esa área, pues el código anterior manejó mucho esos aspectos. Tal vez haya que hacer pequeños cambios, pero aún no tenemos la certeza” dijo Velazco.
El proceso de otorgamiento de permisos
Es un asunto de trabajo en equipo entre el dueño del proyecto, los contratistas y el departamento de infraestructura y otras entidades que otorgan los permisos y ayudas, como por ejemplo, el Departamento de Bomberos, los cuales caen fuera de la jurisdicción de Doral.
“Lo primero que digo a residentes y desarrolladores es que este es un trabajo en equipo que se inicia con los diseñadores. Estos incorporan en los planos toda la información que el código requiere que este reflejada. Ellos son los que preparan los cálculos estructurales, de energía, eléctrica, etc. Toda la información que necesitamos debe ser exacta y estar reflejada en los planos” explica Velazco.
“Una vez completado, el diseño viene a nosotros, en formato electrónico y en papel, que nosotros estampamos y devolvemos para que puedan llevarlo al Departamento de Bomberos, a DERM, etc. Esa parte del proceso no tiene que ver con Doral sino con las otras agencias.”
Velazco espera para fines del 2015 automatizar la revisión de planos en DERM y los Bomberos para que también sea electrónica y puedan trabajar en paralelo.
“Como en todo Proyecto, tenemos reuniones periódicas. Si hay comentarios confusos se cita a una reunión al diseñador o arquitecto y todos revisamos las preguntas y respuestas. Entregamos los planos por 2 semanas para llevarlas a aprobación por el Condado o a Obras Publicas. Cuando esa porción está aprobada, regresan aquí, revisan comentarios, se procesa el pago de la licencia y se obtiene el permiso; el trabajo debe hacerse a nivel de diseño siempre. Hay muchas agencias y entidades involucradas.”
“Si no recibimos respuesta a nuestras observaciones y correcciones eso genera retardos. SI los comentarios o ajustes dependen del Departamento de Bomberos eso está fuera de control. Idealmente tendremos un gran equipo que provea planos detallados, que se mantenga en contacto y un grupo de diseño que haga todo su trabajo. En esas condiciones un proceso de permisos, con revisión habilitada, podría tomarse mínimo 2 meses para generar los permisos necesarios.”
Servicios que ofrece el Departamento de Infraestructura de la Ciudad de Doral
Durante la fase de otorgamiento de permisos, el Departamento ofrece una serie de servicios que apoyan el proceso, tales como reuniones de pre-construcción; reunión con los diseñadores (Previa Cita, los Viernes); Revisión concurrente FIRE/DERM; Plan Opcional de Revisión (OPR) para proyectos pequeños: Servicio de Revisión Expedita (EPRS); Revisión paso a paso de los planos y Revisión Digital.
Los procesos expeditos como el OPR y el EPRS tienen un costo de procesamiento asociado. El EPRS garantiza la revisión de los planos con comentarios en 10 días y la OPR comentarios menores en 48 horas. El costo adicional que pagan los solicitantes por esos servicios se usa para pagar el sobre tiempo de los revisores, quienes en horas normales de oficina trabajan con los proyectos de los residentes y desarrolladores que no tienen apuro o deciden no pagar por un proceso acelerado. “Debemos ser justos con quienes deciden no pagar primas adicionales. En horas normales de oficina trabajamos sus casos” explicó Velazco.
“El exceso de trabajo puede en ocasiones causar retardos, pero trabajamos muy duro y además tenemos esta política de puertas abiertas. Aquí estamos, ¡Vengan primero a la Ciudad! Hagan todas las preguntas, pueden hablar directamente con nosotros, que les guiaremos paso a paso para solucionar sus dudas. Estamos disponibles para aclarar cualquier duda de la comunidad. Eso ayuda a reducir los tiempos de procesamiento” Concluyo Velazco,.
Pueden comunicarse al Departamento de Infraestructura de la Ciudad de Doral al 305.593.6700 o por email al building@cityofdoral.com