City of Doral Parks and Recreation Department Events: Success is on the details
By: Maria Alejandra Pulgar
The award-winning Parks and Recreation Department of the City of Doral is composed of a team of twenty-four members, including Events and Programs Coordinators, Park Managers and Park Aides, led by Director Ms. Barbara Hernández; with the support of a squad of providers and volunteers, they work tirelessly to bring high quality recreation services to Doral residents.
When the more than 30,000 attendees to the past Fourth of July celebration at Doral Central Park looked to the sky in awe to the beautiful “America through the Decades” fireworks display, it was the culminating moment of almost a year of hard work and preparation for the Parks and Recreations Department.
However, not many are aware of the long hours and details involved in providing the community of those moments – extraordinary during the events and ordinary in the daily regular operation – that take place at the six parks located in the City of Doral: Doral Central Park, Doral Meadows, Morgan Levy, Veterans, Trails and Tails and Downtown Doral.
One of the biggest investments of the City
The Parks system in Doral has evolved rapidly since incorporation to catch up with the increasing demands of the population. From a small playground on the current land of Morgan Levy Park to the six state-of-the art facilities currently in operation and several more to come, the Parks in Doral are the favorite part of the city for all residents, from young children to seniors.
With an allocation for 2014-2015 of $12,240,742.00, Parks receives the second largest portion of the City’s general budget (21.21%, surpassed only by the Police Department), to be invested on recreational programs for the enjoyment and enhancement of the quality of life of citizens.
It is expected that it will increase for next budget session, given that there are three more parks under development: the North Park, located in 74th Street and 97th avenue; the 114th Avenue Park that will be the largest yet, including community center, covered courts and many other facilities. Also in store is the initial design phase for the long awaited Doral Aquatic Facility.
Many reasons to celebrate
In the month of June, the City of Doral was named Playful City USA for the sixth consecutive year by KABOOM!®, a national non-profit organization that honors the commitment of cities towards the promotion of opportunities and spaces for their residents to play and stay healthy. This recognition adds to the many others the Department has received over the years, including the Excellence Award and “It Starts in the Parks” from Florida Recreation and Park Association (FRPA).
The National Recreation and Park Association (NRPA) declared July as Parks and Recreation month and it was celebrated with great success in Doral with the biggest and most important event of the year, the Independence Day Spectacular.
A year-long event preparation
“We get in contact with the vendors as early as January. We want to find the best for our community and we have to start booking early”, explains Jessica Roth, Doral Parks and Recreation Special Events Coordinator.
The Fourth of July is “the city’s largest and most attended event and we improve every year” says Roth; To make it the best possible, the largest allocation for events in the budget is for this celebration. According to the budget, an amount of $90,500 was reserved to cover the expenses of this event, such as stage, lights, entertainment and the most important part: the fireworks.
Although Parks and Recreation spearheads the coordination, many people are involved for the success of public events that take place in Doral. “The Police department for safety; Public works to make sure the area is ready for the event; Building for any kind of permitting and safety of the structures; Code compliance is present to ensure everybody is following code. Public Affairs help us with the marketing and promotion; there are a lot of people that have their hands in the pot. It is pretty widely spread” says Roth.
Recurrent events’ preparation start almost as it has finished the prior year. “We do a recap on how the event went and see what worked and didn’t and come up with a game plan with changes and ideas.” They take into account the opinions and feedback of the public in attendance. They run surveys during the events and also afterwards and are open to any comments and opinions the residents send them through email, phone, social media or the city’s website, to make improvements for next year.
Once goals are set and deadlines are stablished, all event teams from the Parks department get to work to contact vendors, book entertainment and contact community organizations that want to participate. Regular team meetings are held to verify the check lists and make sure that “everybody is confirmed and involved; we get together and set all logistics.”
Roth explains that for the biggest events, the logistics, set up and reception of deliveries start as early as five days prior. “The actual day it all goes pretty fast. It is the one when all our staff is involved handling safety, parking, emergencies, making sure everything is running smoothly and when it ends we stay and pick up and start to get ready for next year.”
With that many people involved, it requires very strict coordination and attention to the details to make events a success; that is what makes Doral Parks and Recreations events so special and unforgettable for the residents.
“Anytime we have an opportunity to bring all generations together, all neighbors under the same sky, it puts us at peace” says Roth. “No matter where you are from, you are there enjoying that moment that brings the community together”. That is the greatest satisfaction for the entire Parks and Recreation Department team.
Departamento de Parques y Recreación de la Ciudad de Doral
El éxito está en los detalles
Por: María Alejandra Pulgar
El Departamento de Parques y Recreación de la Ciudad de Doral cuenta con un equipo de 24 profesionales, que incluye Coordinadores de Eventos y Programas, Administradores y Ayudantes de Parques, coordinados por su directora, la Sra. Bárbara Hernández. Adicionalmente, con el apoyo de proveedores de servicios y voluntarios, este equipo trabaja arduamente para brindar una operación de alta calidad para el disfrute de los residentes y visitantes.
El momento culminante de casi un año de trabajo para el Departamento de Parques y Recreación (P&R) de la Ciudad de Doral fue cuando más de 30,000 asistentes admiraron los hermosos fuegos artificiales “América a través de las décadas”, durante la pasada celebración del Cuatro de Julio en el Doral Central Park.
Sin embargo, no muchos imaginan la gran cantidad de horas y detalles necesarios para que la comunidad disfrute estos momentos extraordinarios y agradables, tanto en los eventos especiales como en la operación regular de los seis parques localizados en la Ciudad de Doral: Morgan Levy, Veterans, Trails and Tails, Downtown, Doral Meadows y Doral Central.
Una de las mayores inversiones de la Ciudad
Los Parques de Doral han sido desde siempre la parte favorita de la ciudad para todos los residentes, desde los niños hasta los adultos mayores. El sistema de parques pasó de ser un pequeño parque de columpios en el área actualmente ocupada por el Morgan Levy Park, a las facilidades de primera calidad actualmente en operación, y varias más que estarán disponibles en el futuro cercano.
La partida asignada a P&R en el presupuesto 2014-2015 es de $12,240,742.00, la segunda más grande después del Departamento de Policía. Constituye el 21.21% del presupuesto general de la ciudad y tiene el objetivo de invertirse en programas, eventos e infraestructura deportiva y recreativa para el disfrute y mejora de la calidad de vida de los residentes de Doral.
Es posible que este monto se incremente en la próxima sesión de presupuesto, pues la construcción de facilidades adicionales está en proyecto y desarrollo: el parque Norte, ubicado en la calle 74 y la Avenida 97; el Parque de la 114 avenida y también se espera el próximo año iniciar la fase de diseño del tan esperado Centro Acuático.
Un año de preparación para un día de disfrute
El Cuatro de Julio es “el evento más grande y con mayor asistencia, tenemos que hacerlo cada vez mejor” explica Jessica Roth, Coordinadora de Eventos Especiales de P&R; “Contactamos los proveedores a principios del año, entre Enero y Febrero. Queremos brindar lo mejor para la comunidad, así que necesitamos comenzar con tiempo.”
Para esto se reservó la porción mayor en el presupuesto de eventos de P&R, $90,500, destinado para cubrir los gastos tales como tarima, iluminación, entretenimiento y lo más importante: los fuegos artificiales.
La coordinación de los eventos está en manos de P&R, pero el éxito se basa en la colaboración de todos los departamentos de la Ciudad. “Policía se encarga de la seguridad; Obras Publicas se asegura que el área esté lista para este tipo de eventos; Construcción maneja los permisos y seguridad de estructuras; Normas y Procedimientos se asegura que todos cumplan con las ordenanzas y códigos; Asuntos Públicos nos apoya con el mercadeo y promoción; todos ponen su grano de arena para el éxito” explica Roth.
Para los eventos recurrentes, como el Cuatro de Julio, la preparación comienza apenas termina el evento del año anterior. “Recapitulamos las experiencias, evaluamos lo que funcionó y lo que no. Desarrollamos un plan de trabajo e incorporamos los cambios y nuevas ideas. Para ello tomamos en cuenta las opiniones y comentarios del público.”
Durante el evento, el personal realiza encuestas con los asistentes para recoger sus opiniones, e incorporan los comentarios recibidos por vía telefónica, correos electrónicos, medios sociales o el sitio web de la ciudad. Toda opinión es importante para hacerlo mejor al año siguiente.
Una vez que se establecen logros, resultados y fechas de entrega, todos los equipos de P&R comienzan a trabajar. Se contactan proveedores, se contrata entretenimiento y se involucran a las organizaciones comunitarias que quieran participar. Luego se hacen reuniones regulares de seguimiento para verificar las listas de pendientes y asegurarse que “todo está confirmado y a tiempo.”
Roth explica que la logística de los eventos más grandes, la organización y recepción de insumos y puesta a punto del sitio del evento puede comenzar hasta cinco días antes. “El día del evento todo sucede muy rápido. Ese día todo nuestro personal se involucra en sus tareas asignadas: seguridad, estacionamiento, manejo de emergencias. Nos aseguramos que todo funcione según lo planeado, y cuando el evento termina nos quedamos a recogerlo todo y ordenar el lugar. Y luego, ¡a trabajar para preparar el próximo año!”
Tantas personas involucradas requieren un alto nivel de coordinación y atención a los detalles. Esto es lo que hace la diferencia: la atención a los detalles es la clave del éxito, para hacer los eventos en Doral inolvidables.
“Cuando tenemos la oportunidad de unir todas las generaciones, todos los vecinos, bajo el mismo cielo, es un momento de convivencia y paz” dice Roth. “No importa de donde vengan, allí están todos disfrutando un evento que une a toda la comunidad.” Esa es la mayor satisfacción que puede tener el equipo del Departamento de Parques y Recreación.