What Important Documents Are OK To Get Rid Of Now?
When it comes to keeping good records for tax purposes, the general rule of thumb is: when in doubt, file it. But unwavering adherence to this rule can lead to an overwhelming mountain of financial statements. It doesn’t really matter whether your documents are digital or paper; the amount of space they eventually occupy can get to be too much.
Knowing what tax documents to keep and how long to keep them forms a foundation for future organization, as you can confidently distinguish between what to store and what to discard. But like with everything, the line dividing the two is not always so clear-cut and obvious.
So as you set out once again to weather the flood of documents this tax season—and throughout the year–here are a few guidelines to keep in mind to help you maximize your bookkeeping.
Keep Around, at Least for Awhile
As far as tax documents are concerned, the statute of limitations for an IRS audit is 3 years from the date a tax return is filed. This means that, with a few exceptions, the IRS is only allowed to go back 3 years into your history to perform an audit. Therefore, most people set the expiration date for storing supporting tax documents—W2’s, 1099’s, proof of charitable contributions and —at 3 years.
However, considering the exceptions to this 3-year shelf life, we recommend storing them for a total of at least 7 years. This addition is due to the privilege the IRS holds to audit you 6 years later in case you underreported more than 25% of the gross income shown on your return. They can also audit you 7 years from the date your return was due if you file a claim for a loss from a security with no worth. Therefore, keeping your records safe and organized in a 7 year window ensures you are guarded against the event of an unforeseen audit.
Maintain for Life
Some files are best marked “never throw away,” because the documents they contain preserve their relevance throughout your entire life. All good bookkeeping comes well-stocked with:
- Birth / Death certificates
- Deeds
- Marriage license / Divorce papers
- Tax returns with supporting documents as proof that you filed and paid
- Receipts for large purchases, for insurance purposes and tax cost-basis records
- Your reconciled books (for businesses)
- Education / employment history
- Military records
- Health records
- Wills
- Social Security Cards
Feel Free to Trash
All the items in this section you can shred and securely place in the garbage can, but you should still use care in following up to make sure the transaction has been recorded and that it has gone through. For example, you should be okay with dumping your old ATM receipts after they have been noted. The same goes for bank deposit slips, pay stubs and monthly bills. As long as you have double-checked for accuracy and reconciled any differences, they should find their way to the bottom of the trash bin.
It should be noted that as technology improves, businesses tend to purchase new electronics. These machines come with a veritable boatload of paperwork: warranties, manuals, receipts, etc. You would be surprised at the number of businesses that hang on to the associated advertisements and foreign language “quick start” tutorials. Fish through this pile of paperwork for the few items you really need—the warranty, the instruction guide—and dump the rest.
Remember that most of the items we have mentioned contain your vital identifying information, and identity theft is a real problem. Therefore disposing of these documents properly or keeping them secure should be paramount. Always shred documents bound for the trash, password-protect your digital records and lock the drawers of your filing cabinet.
¿Sabe usted que documentos debe guardar y cuáles debe desechar?
Cuando se trata de mantener un buen registro para efectos fiscales, la regla general es que ante la duda, archívelo. Pero esta inquebrantable regla puede conducirlo a una montaña inmensa de estados financieros. No importa realmente si sus documentos son digitales o de papel; la cantidad de espacio que pueden ocupar finalmente puede ser demasiado.
Saber que documentos fiscales debemos mantener y durante cuánto tiempo debemos guardarlos, es la base para una futura organización. Pero al igual que todo, la línea que divide los dos no siempre es tan clara y evidente.
Entonces, como usted se propone superar la avalancha de documentos fiscales de esta temporada y durante todo el año – aquí están algunas pautas a tener en cuenta para ayudar a maximizar su contabilidad.
Manténgalos cerca
En lo que se refiere a los documentos fiscales, el estatuto de limitaciones para una auditoría del IRS es de 3 años a partir de la fecha de la declaración de impuestos presentada. Esto significa que, con algunas excepciones, el IRS sólo se le permite regresar 3 años en su historia para llevar a cabo una auditoría. Por lo tanto, la mayoría de las personas deben establecer la fecha de caducidad para el almacenamiento de documentos de respaldo como la W2, 1099, y prueba de las contribuciones caritativas por 3 años.
Sin embargo, teniendo en cuenta las excepciones a esta vida útil de 3 años, recomendamos conservar sus declaraciones y documentación de respaldo durante 7 años. Esta adición se debe al privilegio que tiene el IRS tiene para auditar 6 años mas tarde si se da el caso que usted reporto por debajo 25% de los ingresos brutos en su planilla de impuestos. También le pueden auditar 7 años desde la fecha de su declaración si usted presentó una reclamación por la pérdida de una garantía sin valor. Por lo tanto, manteniendo sus archivos seguros y organizados por 7 años asegura que este protegido en el caso de una auditoría imprevista.
Mantener de por vida
Algunos documentos no deben desecharse nunca, por su relevancia a lo largo de toda su vida. Toda buena contabilidad viene bien equipada con:
• Certificados de Nacimiento / Muerte
• Escrituras
• Licencia de matrimonio / Papeles de divorcio
• Impuestos, con los documentos justificativos tales como la prueba de que usted los presentó y los pagó.
• Recibos de compras grandes, para efectos de seguros y registro impuestos de costos básicos
• Sus libros contables (para las empresas)
• Historial de Estudios / empleos
• Registros militares
• Registros de salud
• Testamentos
• Tarjetas de Seguro Social
Siéntase libre de Tirarlos a la basura
Todos los artículos en esta sección se pueden triturar y tirarlos a la basura, pero antes, debe estar con cuidado asegurándose de que la transacción se ha registrado y se ha sometido. Por ejemplo, usted debe estar de acuerdo en botar sus recibos de cajeros automáticos antiguos después de que usted los haya visualizado en su estado de cuenta. Lo mismo ocurre con los depósitos del banco, recibos de pago y las facturas mensuales. Siempre y cuando usted ha comprobado con minuciosidad –por exactitud y conciliado cualquier diferencia, deben encontrar su camino hacia el fondo de la papelera.
Cabe señalar que a medida que la tecnología mejora, las empresas tienden a comprar nuevos productos electrónicos. Estos productos vienen con un verdadero cargamento de papeles: las garantías, manuales, recibos, etc. Usted se sorprendería de la cantidad de empresas que se aferran a los anuncios asociados y de tutoriales de lenguas extranjeras tutoriales. Guarde lo que realmente necesita -la garantía, la instrucción guía y deseche el resto.
Recuerde que la mayoría de los elementos que hemos mencionado contienen información de vital importancia acerca de su identificación, y el robo de identidad es un problema real. Por lo tanto, elimine estos documentos correctamente o mantengálos seguros… Esto debe ser primordial. Siempre triture documentos con destino a la basura, protega la contraseña de sus archivos digitales y bloquee los cajones de su archivador.
