Sports Management: Delivering the Olympic Vision.

Two generations of Sports Administrators, Mr. Jose Humberto Rodriguez,  CEO of USA Judo and his son Stephen V. Rodriguez, Vice President of Florida Sports Foundation, explained the activities that make possible the realization of great sporting events and with it the possibility of realizing the dream of athletes. 

By: Maria Alejandra Pulgar

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As you read these lines, the Olympic torch illuminates London, marking the beginning of the 16 days of Glory of the XXX Olympic Games.  But for the Games to become a reality and develop successfully, a team has been focused on that goal for seven years. Like an Olympian athlete, who starts dreaming of her moment of glory at an early age, becoming part of the Organizing Committee for the Olympic Games is the epitome of preparation and experience of a sports administrator’s career, an experience that Mr. Jose Humberto Rodriguez has lived closely and treasures dearly. In Atlanta ’96, he was the Director of Sports on the Olympic Games Organizing committee, and these XXX Olympic Games in London will be the eighth time he has had a chance to be involved in this process.

“There is no written path for someone to be able to reach a level of administration expertise to be involved in the Olympics” says Mr. Rodríguez. “It requires several aspects: good work ethic; good guides, teachers, mentors in life to teach you what to do and also being very lucky, because positions to manage the Olympic Games are very few. It takes a bit of luck to seize opportunities and make it there.”

 The Games Organizing committee functions as a large corporation.

“There is a difference between the Olympic Committees, International and from each country, and the Games Organizing committee.” The International Olympic Committee (IOC) has several roles. The first is to be the owner of the international Olympic movement: they are the owners of the rings, the event, far beyond the altruistic vision of the Olympic ideals. “You can say it is like they are the owners of a corporation that consists of 3 pillars: the National Olympic Committees, International Federations for each sport and Olympic athletes.” Mr. Rodriguez explained that IOC members come from the International Federations and are representatives of every part of the Olympic movement. They are the entity that chooses the city which will host the next Games of the Olympiad. Once the IOC selected the city, an organizing committee is formed, which functions as the Board of a Fortune 500 company, with that size and scope. The Olympic Games Organizing Committee works like a Fortune 500 company that will operate for a period of 7 years. That aspect is the most difficult for Olympic Administrators, knowing they are working in a company with limited life span. This complex corporation, which was created on a 7-year period, begins to dissolve in weeks, immediately after the closing ceremony. “That is a unique chance; you have to work very hard, but it is an opportunity of a lifetime for those in that position.” Like any big corporation, the Organizing Committee for the Olympic Games in the selected city, has a President and Directors for each of the areas involved in the organization: Medical Services, Safety, Transportation, Infrastructure, among others, and naturally includes a Sports Direction. These selected individuals are experts in their field and are responsible to establish and coordinate work teams at various levels, from strategy, planning, execution, to the smallest detail, integrating the activities of all areas to ensure that absolutely all the needs are covered on time for the celebration of the Games. In the early years of committee work, years 7 and 6, the experts hired work on a global level for each area and develop what Mr. Jose Rodriguez calls the plan ’10,000 feet high vision’. From this macro work plan detailed plans are developed by area.

Since the ’96 Atlanta Olympics there is detailed documentation of the work plans in each area, thus the organizing committees that have come later have a reference guide to start developing their own work plan. The most active phase of preparing the next Olympic Games will not start until the previous one is finished. “Rio de Janeiro 2016 Committee does not begin to work until London 2012 finishes. Even when there are 7 years of work, the first 2 or 3 years only a group of 6 or 7 people are working; on the years 6 to 5 they begin to identify those who might begin to get involved, but not officially start working on the organizing committee until the London Olympic flame goes out. It’s symbolic, but you are required to do so out of respect, the Next Olympics cannot draw attention until the completion of the previous one.”

Like with the training of an Olympic athlete, intensity and frequency of work and coordination meetings between different groups of sports administrators that are part of the organizing committee increases, as the date for the opening ceremony approaches. Plans are brought down to detail, top-down “5000, 2000, 1000, 500 feet high visions.” London is currently up and running, already living the 16 days of Glory for which they worked hard for 7 years.

The work of the National Federations

The responsibility of all National Sports Federations, including their Executive Directors, as is the case of Mr. Jose Rodriguez and USA Judo, “is basically to ensure that the sport grows successfully across the nation, making sure that the athletes are at the right level of development for Olympic competition.”  It is achieved by organizing “events for young children to develop judo locally, also making sure our athletes are traveling to the World Championships, athletes are being properly chosen, coaches are preparing properly, etc.” Just before the start of the Olympics the emphasis of management activity in the Federation is focused on taking care of details such as national recognition of the participation of the sport at the Games, communication protocols with the press, contingency plans, etc. It all sums up to the successful completion and implementation of all plans that have been 7 years in the making. “It is an interesting position. If everything is successful as we hope, recognition goes to the athlete and coach; but if there is a fault or a need is not fulfilled, the organizers and administrators are the ones to blame. And it is the way it should be, that is what this position is for, to make sure everything is taken care of properly”.

“Each National Federation for each sport is independent on operations and decisions. If there is someone who we report to is the U.S. Olympic Committee, who supports us and develops required procedures, so that all athletes have the best chance to prepare and win medals for the country. The National Olympic Committee always wants to be sure that the federations are giving the athletes what it takes to reach their highest achievement, to bring the medals home, giving the country much pride and satisfaction.”

Preparation of a High Level Sports Manager

“When I started in this activity there was not a sports management career in college. Today it can be taken as a major in many universities in the U.S. where they offer a BA as well as MBA degrees in sports administration. However, I have always been of the opinion that there is no better school than life and work itself. Is that even with the academy, without the six sense that only experience develops, it would be impossible to live up to organize an event of the magnitude of the Olympic Games“, said Mr. Rodriguez.

That knowledge that only comes with experience is what Mr. José shared with his two sons, who from a very young age joined their father while working in the organization of sporting events, such as the Sunshine State Games, Olympics-style statewide games taking place in the state of Florida since 1980, that currently take place under the responsibility of his youngest son, Mr. Stephen V. Rodriguez, who serves as Vice president for Florida Sports Foundation in Tallahassee.

In the words of Mr. Stephen, the impact and influence of the teachings of his father has been “pretty major; When I was young I usually went with my father to all those various events he put on in South Florida. I tell people that I grew up in slave labor, I was brought along, had a job to do. A little bit later, when I was on middle school and he was working on the Sunshine Games, I spend the summers working on them, in various capacities.” Time went by and now, Mr. Stephen Rodriguez, among other responsibilities, oversees the Amateur Sports Department on the Florida Sports Foundations and is in charge of the celebration of the Sunshine State Games as well as the Florida Senior Games. A position his father held 30 years ago.

“By the time I got to college this really was not on my radar screen.  I had done sports events for so long as a kid, not necessarily as a job, as a career that it was part of the family; so when I went to school actually I got a Science Degree, with the thought of going to Law School.  While there I stayed away of sports and once I got off of college, I found myself back attracted towards the sports industry and that is where my career choice ended up being”. Although Mr. Stephen does not envision himself organizing the Olympics as his father, he is very interested on the development of sports tourism. “There are so many different sides on this sports industry, is what makes it interesting”.

Mr. Stephen V. Rodriguez considers the knowledge his father shared with them on those summer jobs are a tremendous influence and laid the foundations for his long term career. On his job many friends and colleagues of his father interact with him and it is a source of great pride. “I think a lot of the knowledge comes from the experience of working with my dad. I grew up doing that, working the Sunshine Games, and even though it is a little different now, some things have not changed from back then; many aspects are still the same.  I know sports directors that where around back then and I work with them now”.

And Mr. José Rodríguez cannot be more proud and pleased with Stephen’s performance on his current position. “I never trained them on purpose because I never thought they would follow in these steps, but they received firsthand the best education in sports administration that anyone can receive. The work Stephen is now doing he learned working on it, seeing his father. It pleasantly surprised me he decided to pursue this career. I have two children whom I am extremely proud of. Becoming a mentor of your own son in the same business like you and having him being a well-known figure in the business in his own right, in high levels of national sports administration, is very proud and very satisfying feeling for a father.”


———————- En Español ——————-

Administración Deportiva:

Haciendo realidad la Visión Olímpica


Dos generaciones de Administradores Deportivos, el Sr. José Humberto Rodríguez CEO de USA Judo y su hijo Stephen V. Rodríguez, Vicepresidente de Florida Sports Foundation, explican las actividades que hacen posible la realización de los grandes eventos deportivos y con ella la posibilidad de materializar el sueño de los atletas

Por: María Alejandra Pulgar

Mientras usted lee estas líneas,  la llama olímpica ya ilumina Londres, marcando el inicio de los 16 días de Gloria de los Juegos Olímpicos. Para que ese momento sea realidad y los Juegos se desarrollen exitosamente, un equipo de trabajo ha estado enfocado en ese logro por 7 años. Al igual que un Atleta Olímpico sueña con su momento de gloria desde temprana edad, llegar a formar parte del Comité Organizador de unos Juegos Olímpicos es el summum de la preparación y la experiencia de un Administrador Deportivo, una experiencia que el Sr. José Humberto Rodríguez ha vivido de cerca. En Atlanta fue el Director de Deportes del Comité Organizador de los Juegos del ’96 y con estos XXX Juegos Olímpicos de Londres será la octava ocasión en que tiene oportunidad de estar involucrado en este proceso.

“No existe ningún camino exacto que lleve a alguien a poder llegar a estar a un nivel de administración en unas olimpiadas” explica el Sr. José. “Para eso se requieren varias cosas: buena ética de trabajo; buenos guías, maestros, mentores en la vida que te enseñen lo que hay que hacer y además mucha suerte, porque posiciones de trabajo para administrar unos Juegos Olímpicos son muy escasas. Se requiere un poco de suerte para aprovechar las oportunidades, así es posible lograrlo”.

“El Comité Organizador de los Juegos funciona como una gran corporación”

Existe una diferencia entre los Comités Olímpicos, tanto Internacional como de cada país, y el Comité Organizador de los Juegos.  “El Comité Olímpico Internacional  (COI) tiene varios roles. El primero es ser el dueño del movimiento olímpico internacional, son los dueños de los anillos, del evento, más allá de la parte altruista y la visión deportiva del ideal olímpico. Es como decir dueños de una corporación formada por 3 pilares: los Comités Olímpicos Nacionales, las Federaciones internacionales de cada deporte y los Atletas Olímpicos”. Explica el Sr. Rodríguez que los miembros del COI, quienes salen de las Federaciones Internacionales y son representantes de cada parte del movimiento olímpico, son quienes escogen la ciudad donde se celebrarán los siguientes Juegos de la Olimpiada.

Una vez que el COI selecciona la ciudad, se forma el Comité Organizador, que funciona como la Junta Directiva de una compañía Fortune 500, de ese tamaño y envergadura. Una compañía Fortune 500 que va a operar por un período de 7 años. Eso es lo más difícil para los administradores olímpicos, saber que trabajan en una empresa con vida limitada; esa compleja corporación que se creó en un período de 7 años comienza a disolverse en semanas, inmediatamente después de la ceremonia de clausura. ”Por eso es un trabajo único, muy difícil,  pero es una oportunidad de toda una vida  para quienes están en esa posición”.

Como toda gran corporación, el Comité Organizador de los Juegos Olímpicos de la ciudad seleccionada, tiene un Presidente y Directores por cada una de las áreas involucradas en la organización: Servicios Médicos, Seguridad, Transporte, Infraestructura, etc. y, por supuesto, Deportes. Estas personas seleccionadas son expertos en su área  y se encargan de constituir y coordinar los equipos de trabajo a los diferentes niveles, desde  estrategia, planificación, ejecución, hasta los mínimos detalles, integrando las actividades de todas las áreas para garantizar que absolutamente todas las necesidades estarán cubiertas para el momento cumbre de la celebración de los Juegos.  En los primeros años de trabajo del comité, el año 7 y 6, quienes están contratados son los expertos a una jerarquía muy global en cada área, y desarrollan lo que el Sr. José Rodríguez llama el plan a ‘10.000 pies de altura’. A partir de ese plan de trabajo macro se desarrollan los planes detallados por área.

Desde los Juegos Olímpicos de Atlanta ’96 existe la documentación detallada de los planes de trabajo en cada una de las áreas, de esa manera los Comités Organizadores que han venido posteriormente tienen una guía de referencia para comenzar con el desarrollo de su propio plan de trabajo.  La fase mas activa de preparación de los Juegos de la siguiente Olimpiada no comienza hasta que se apaga el pebetero de los anteriores. “Rio de Janeiro 2016 no empieza a operar hasta que no termine Londres 2012. Aun cuando son 7 años de trabajo, los 2 o 3 primeros años solamente un grupo de 6 o 7 personas van trabajando, los años 6 a 5 comienzan a identificar trabajadores que pudieran comenzar a involucrarse, pero no se comienza a trabajar oficialmente en el comité organizador hasta que la llama olímpica de Londres se apague. Es algo simbólico, pero que te lo exigen, una olimpiada no puede llamar la atención hasta que culmine la anterior”.

Al igual que sucede con el entrenamiento de un Atleta Olímpico, la intensidad y frecuencia del trabajo y de las reuniones de coordinación entre los diferentes grupos de Administradores Deportivos que forman parte del Comité Organizador van incrementándose en la medida que se acorta el tiempo para la ceremonia de inauguración y los planes de trabajo van afinándose y “aterrizándose a 5000, 2000, 1000, 500 pies de altura”.  En este momento Londres está listo y operando. Viviendo los 16 días de Gloria para los cuales trabajaron arduamente por 7 años.

El trabajo de las Federaciones Nacionales

La responsabilidad de las Federaciones Nacionales de Deportes, en particular de sus Directores Ejecutivos, como es el caso del Sr. José Rodríguez y USA Judo, “es básicamente asegurarse que el deporte crezca de manera exitosa en toda la nación;  incluye estar seguro que los atletas estén al nivel de desarrollo para competencias olímpicas”. Para ello se programan desde “eventos para niños pequeños para desarrollar el judo a nivel local, hasta estar seguros que nuestros atletas estén viajando a los campeonatos mundiales, que se esté escogiendo a los atletas propiamente, que los entrenadores se estén preparando adecuadamente, etc.”

Justo antes del inicio de los Juegos Olímpicos el énfasis de la actividad administrativa en la Federación se encuentra enfocado en cuidar los detalles tales como  el reconocimiento nacional de la participación del deporte en los Juegos, protocolos de comunicación con la prensa, planes de contingencia, etc. La puesta a punto para que la preparación de años tenga una culminación y una ejecución exitosas. “Es una posición interesante. Si todo es exitoso, como esperamos, el reconocimiento va al atleta y al entrenador, como debe ser. Pero si existe una falla o falta algo la culpa es del organizador y el administrador. Y así debe ser, para eso existe esta función.”

“Cada Federación Nacional por deporte es independiente y las decisiones son independientes. Si hay alguien a quien reportamos es al Comité Olímpico de EEUU, quienes nos apoyan y exigen procedimientos, al igual que resultados, para que todos los atletas tengan las mayores posibilidades de prepararse y ganar medallas para el país. El Comité Olímpico Nacional siempre quiere estar seguro que las federaciones le demos a los atletas lo necesario para alcanzar su máximo logro, para traer las medallas para orgullo y satisfacción del país”.

La Formación de un Administrador Deportivo de Alto Nivel

“Cuando comencé en esta actividad no existía una carrera de administración deportiva. Hoy por hoy se puede estudiar como carrera y existen en los EEUU muchas universidades donde la ofrecen a nivel de especialización o MBA y también como Licenciatura en Administración deportiva. Sin embargo, yo siempre he sido de la opinión que no existe mejor universidad que la propia vida y el propio trabajo”. Es que, aun con la academia, sin el olfato que solamente desarrolla la experiencia, seria imposible llegar a estar a la altura de organizar un evento de la magnitud de unos Juegos Olímpicos” comenta el Sr. Rodríguez.

Ese conocimiento que solamente da la experiencia es lo que el Sr. José ha compartido con sus dos hijos, quienes desde muy pequeños acompañaron a su padre mientras trabajaba en la organización de eventos deportivos, tales como los Juegos Sunshine State, los juegos estatales de estilo olímpico que se realizan en el estado de Florida desde el año 1980 y de los cuales actualmente es responsable su hijo menor Stephen V. Rodríguez, quien se desempeña como Vicepresidente dela Florida Sports Foundation, en Tallahassee.

En palabras de Stephen, el impacto e influencia de las enseñanzas de su padre ha sido muy alto: “cuando era niño asistía con mi padre a los eventos que el organizaba. Muchas veces bromeo diciendo que crecí en la esclavitud porque mi padre me ponía a trabajar en el verano en esos eventos, pero la realidad es que me gustaba, aunque nunca pensé que seria mi carrera, que a la larga sería yo quien estaría en esa posición, organizando los Sunshine State Games. Cuando fui a la universidad estudié ciencias y pensaba ir a Law School, pero me atrajo nuevamente la industria del deporte, y aquí estoy. Tal vez no me visualizo organizando unos Juegos Olímpicos, como mi padre, pues me apasiona el desarrollo del turismo deportivo. Sin embargo la influencia de mi padre ha sido tremenda. Todo lo que fui aprendiendo de niño trabajando con el, sin saberlo, estaba estableciendo los cimientos de mi carrera a largo plazo, de lo que sería mi vida laboral en un futuro. Aun encuentro amistades  y compañeros de mi padre en mi trabajo diario y es una satisfacción y un orgullo muy grandes.”

Y el Sr. José no puede menos que estar orgulloso y complacido del desempeño de Stephen, como lo manifiesta al decir que “no los eduqué para esto a propósito, pues nunca pensé que seguiría en estos pasos, pero ha recibido la mejor educación en administración deportiva que alguien pueda recibir, de primera mano. El trabajo que ahora hace lo aprendió sudándolo y trabajándolo, viendo lo que hacia su padre. Me sorprende agradablemente y me da mucho orgullo que el haga la actividad. Tengo dos hijos de quienes estoy sumamente orgulloso.  Convertirte en mentor de tu propio hijo en el mismo negocio  y que él sea, por mérito propio una figura conocida a niveles altos de administración deportiva nacional, es un gran orgullo y muy satisfactorio”. 

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