In-the-shade meeting revived public debate over expenses for Legal Defense on Ethical Matters

Doral Council authorizes legal counsel for City Officials

By: María Alejandra Pulgar

@marialepulgar – NAHJ #37172

Para leer en Español

A public discussion surpassed last November has revived after the February Zoning Meeting, when a resolution included at the last minute in the consent agenda authorized legal counsel to Council Members and City Officials involved in an ongoing litigation between a vendor and the City.

Although the City of Doral Charter on section 4.10 (b) establishes that all agenda items should be submitted “at least seven days prior”, the ruling is specific to “the City Council regular meeting”. Therefore, the inclusion of a last minute item in a Zoning Meeting, even if it does not fall within the definition of emergency item established on section 4.10(e), would not be considered a Charter violation.

The last minute inclusion of the item in the consent agenda passed 4:1, being Councilwoman Ana Maria Rodriguez the dissenting vote. Back in October, she also voted against Ordinance 2015-35 “Legal Defense on Ethical Matters”, which ended up dying for lack of motion in November. Said ordinance pursued a modification to the code to allow the City to pay for legal expenses in case Councilmembers and certain employees were found innocent when affected by malicious, frivolous or unfounded legal accusations.

Given that the legal counsel item was included at the last minute in the Zoning Meeting, the community did not have the chance to comment on the decision until it had been approved, and have resorted to public and social media to discuss it, assuming similarities between the resolution (which has not been disclosed) and the content of Ordinance 2015-35.

According to the arguments explained by the City Attorney, on his one-minute presentation of the item on behalf of the City Manager’s Office, the resolution had been laid down by consensus during an in-the-shade meeting that took place January 20th, where the ongoing litigation between SDE Media, LLC (a billboard company) and the City of Doral was discussed. As it is an issue not yet resolved, details pertaining to any matter related to the case have to stay in-the-shade and be discussed individually until the court issues a decision.

For those lay on legal terms, “in-the-shade” means that no public records or details of a discussion on a legal matter can be released until the case is closed.

The complexity of the situation increases given that the court had ruled, for all Councilmembers and certain employees, to turn in their personal cell phones as part of the ongoing investigation. Everybody obeyed the ruling except for Councilman Pete Cabrera, who declared to other media that he was acting to protect the private information of his clients stored on his phone and that he would not be intimidated by the accusations.

According to the plaintiff Santiago Echemendía from SDE Media, his actions may cause Councilman Cabrera to pay a US$2000 fine daily, pending a the decision from the court. In addition, the City is already incurring on legal expenses for the defense of the case. The related amount has not yet been released as it is part of the in-the-shade information.

During the regular Council, last February 3rd several residents expressed during public comments their concern on the legality of the decision of including the approval of the resolution in consent and their disagreement with the idea of the use of taxpayers’ money to pay for legal defense of City Officials.

However, no additional action or discussion aroused within the Council regarding the matter. Until a decision from the court is issued and the records are released, any assumption about the financial impact of the approved resolution falls within the speculation realm.

City Hall visitors now have to register to enter the Chambers

People in attendance to the February regular Council Meeting found a new rule in place. Public had to follow a visitors’ registration procedure, where their identification information was recorded and a badge was issued for them to wear in a visible place during their presence in the building.

At the end of this edition no information regarding the reasons, permanence or details of establishing the procedure had been officially shared by the City Manager’s Office, however the public received the new rule with a mix of surprise and disappointment, given that up to this date the ability to freely enter the Chamber to attend a meeting has been deemed a right for everyone who visited City Hall. Some people reported they felt intimidated by the fact of having to produce identification and being registered and labeled in order to participate in an open forum that is of public interest.

Implementing such procedures without notice, although being safety measures, can be counterproductive to the idea of encouraging public participation, because all Doral residents need to assume their responsibility of being a watchdog on the operation of the city, hence the importance of showing up to express their opinion at Council and other public meetings.

An increase and diversity in public participation is fundamental in the upcoming months to continue being informed and to voice the needs and opinions of the community in the Chambers, not only about the actions of Councilmembers but about all other matters that happen in the City, especially on this election year. These are issues that at the end of the day would impact all members of the community, not only those who take the time to be present at the meetings and publicly express their concern.

Having a well-run City is everyone’s responsibility and citizenship is a right and a duty.

——————— En Español ———-———-


Reunión A-la-sombra reaviva la discusión sobre Defensa Legal en Casos de Ética

Concejales de Doral autorizan defensa legal para Oficiales de la Ciudad


Por: María Alejandra Pulgar

@marialepulgar – NAHJ #37172


Una discusión publica que se suponía superada desde Noviembre ha resurgido después de la Reunión de Zonificación de febrero en Doral, pues a último minuto se incluyó en la agenda por consenso un punto para autorizar la defensa legal de los concejales de Doral y oficiales municipales involucrados en una demanda interpuesta por un proveedor en contra de la Ciudad de Doral.

Aun cuando la Carta Constitutiva establece en la sección 4.10 (b) que todos los puntos de agenda deben enviarse “mínimo siete días antes”, la regla se refiere específicamente a “la reunión regular del Concejo Municipal”. Por lo tanto, la inclusión de un punto de agenda a última hora en una Reunión de Zonificación no podría considerarse una violación a la Carta, aun cuando la discusión no califique como emergencia según lo especificado en la sección 4.10 (e).

La inclusión del punto en el consenso fue aprobado con un solo voto en contra, el de la Concejal Ana María Rodríguez. En octubre ella también votó en contra de la ordenanza 2015-35 “Defensa legal en casos de ética” la cual terminó siendo descartada en segunda discusión. Esa ordenanza modificaba el código para permitir que la Ciudad pagara por los gastos legales incurridos por los miembros del Concejo y ciertos empleados municipales cuando fueran encontrados inocentes y afectados por demandas de carácter malicioso y frívolo y sin fundamento legal.

Como el punto sobre la resolución de Defensa Legal fue incluido a último momento en la agenda de la Reunión de Zonificación, la comunidad no tuvo oportunidad de hacer ningún comentario público al respecto en ese momento. Muchos residentes recurrieron a las redes sociales para discutir la decisión, asumiendo coincidencias entre la resolución aprobada (cuyo contenido no ha sido difundido por formar parte del sumario de un caso legal abierto) y el contenido de la ordenanza 2015-35.

El Abogado de la Ciudad Daniel Espino presentó el punto de agenda en nombre de la Oficina del Administrador Municipal. Explicó que la decisión sobre la resolución presentada había sido suspendida por consenso durante una reunión A-La-Sombra realizada el 20 de enero, donde se discutieron los detalles del proceso de la demanda presentada por SDE Media LLC (empresa propietaria de vallas publicitarias) contra la Ciudad de Doral. Por ser una reunión relativa a un caso legal abierto todos los detalles relacionados deben mantenerse en sumario (A-La-Sombra) hasta que el asunto se resuelva. Únicamente es posible discutirlos individualmente con cada uno de los involucrados.

En Florida, el término legal “A-la-Sombra” implica que ninguna información que constituya registro público e incluya detalles sobre discusiones legales en proceso pueden revelarse hasta que el caso sea cerrado.

La complejidad de la situación aumentó dado que la corte determinó que todos los Concejales y ciertos empleados deberían entregar sus teléfonos celulares particulares para revisarlos como parte de la investigación en proceso del caso. A excepción del Concejal Pete Cabrera, todos los demás involucrados obedecieron el mandato legal.

Cabrera declaró a otros medios que sus acciones obedecen a la necesidad de proteger la información privada de sus clientes almacenada en el dispositivo móvil y que las acusaciones no le intimidaban.

La parte acusadora, Sr. Santiago Echemendía de SDE Media, planteó públicamente que la corte podría ordenar que Cabrera termine pagando US$2000 diarios como multa hasta que cumpla con el mandato de entregar el teléfono. La Ciudad de Doral ya está pagando por gastos legales para defenderse en el caso. Los montos que se han desembolsado por ese concepto aún no han sido revelados, pues también forman parte de la información sumaria.

El día 3 de febrero, durante la reunión regular del Concejo Municipal, varios residentes se expresaron durante los Comentarios Públicos, manifestando su desacuerdo con la inclusión y aprobación a último momento de la resolución de aprobación de defensa legal, al igual que desaprueban la idea de que se utilice dinero de los contribuyentes para pagar por la defensa legal de oficiales electos.

Sin embargo, el Concejo no tomó ninguna acción o realizó discusión adicional sobre el tema. Hasta que la corte emita un fallo final, cualquier suposición o afirmación sobre el impacto financiero de la resolución aprobada resultaría una mera especulación.

Visitantes a la Alcaldía deben registrarse para entrar en la Cámara

Los asistentes a la reunión regular del Concejo Municipal de Febrero se encontraron con una nueva regla. Los visitantes deben ahora seguir un proceso de registro, donde se toma nota de su información de identificación y se les entrega un distintivo con foto que deben mantener visible durante su presencia en el Ayuntamiento.

Al cierre de esta edición no se ha recibido información por parte de la Administración Municipal sobre los detalles, razones y permanencia de este nuevo procedimiento de identificación. Es de hacer notar que el público recibió la nueva regla con sorpresa y no sin desencanto, pues hasta el momento la posibilidad de entrar libremente al recinto donde se discuten las reglas de convivencia de la Ciudad había sido considerado un derecho de todo residente que quisiera visitarlo.

Varias personas reportaron sentirse en cierto modo intimidados, al tener que identificarse y ser fotografiados y etiquetados para participar en un foro abierto de interés público.

La implantación de procedimientos de esta naturaleza sin aviso previo, aun cuando son comprensibles por seguridad, puede ser contraproducente a la idea de alentar la participación pública en las reuniones municipales.

Es fundamental que más ciudadanos se involucren, asistan, opinen. Que no sean siempre las mismas personas quienes acudan a la Ciudad a hablar en nombre de todos, puesto que es responsabilidad de todos velar por el bienestar de la comunidad. Las decisiones que se toman en la Alcaldía afectan a todos los residentes y empresarios. Asegurar el buen funcionamiento y la correcta operación administrativa constituye una responsabilidad y un derecho ciudadano.



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