Putting the Pieces Together… Countdown to London 2012 starts in January.

By Maria Alejandra Pulgar

On January 27th the Opening Ceremony of the Olympic Games y London will be exactly six months away. Mr. Jose Humberto Rodriguez, USA CEO, and is team are closing all administrative details that will arrange for the athletes to get the opportunities to earn a spot on the delegation that will attend the “16 Days of Glory”, an appointment with success, the opportunity they have dreamed of for many years of working really hard. It is not only the athletes who dream of being a Olympian for life. Even coaches and managers have the same dream. Cities have that dream too. Once a city has hosted the Olympic Games then its name is forever tied as a reference about Olympics.

Jose Humberto Rodriguez – CEO USA Judo.

“From the very moment when you have helped manage the Olympic Games once, it is an experience beyond comparison. It is a huge event, because of all the expectation it generates. The whole world is watching and dreaming about the same event”.  The Olympic Rings represent all nations of the world together and committed to fair play. It does not matter which role you are playing; when you get to the Olympics it means you have reached the top, it is a dream come true. Mr. Rodriguez has had the privilege of attending 8 Games doing a managerial job. He has been part of the teams that plan the Olympic Games so the rest of us mortals can safely visit stadiums or watch competitions on TV. He was so kind to share with us his experiences on the process that leads to “Put the pieces together” for that big puzzle that is organizing The Olympics.

“In Atlanta ’96 I was the Sports Director and mi work for 7 years was to put together all the events that would take place on those ’16 Days of Glory’ “says Mr. Rodriguez. It is difficult to visualize all the logistics and details to ensure the success of an event of this magnitude. It takes years of work to achieve that. “In life everything is like a puzzle. That would be the best way to explain the process of organizing the Olympic Games in Atlanta. At the beginning, when the project starts, all pieces, the departments, work independently. They take care of their area of responsibility (safety, transportation, medical services, sports, volunteers, etc.) As the years go by, all pieces begin falling on their place and shaping the whole figure. Now that there is only 6 months left, it is crunch time to finish completing the global vision that will come to life on July 27th.”

Multi-disciplinary teams spend between 6 and 7 years preparing the endless details involved to  make Olympics a success. Once the cast-in-stone date of the opening ceremony arrives, everything happens very quickly, like in a dream. “You work 7 years and the next 16 days go by in a blink of an eye.” When the Olympic flame goes out and athletes fly home, administrators also have to turn off the light and say goodbye to a team that has accompanied them for so long.

Mr. Rodriguez tells us that until Atlanta ’96 there was no documentation detailing the steps involved in organizing the Olympics. To prepare, the heads of each department had to travel to the city of the previous Olympics for months, meeting with the committees and taking notes of what they were doing. After Atlanta, a book about the management for each Olympic sport was written and delivered. “Until then, after every Olympics Games a memoir was written to document their process.” Since these files were compiled in Atlanta, reinventing the wheel was avoided. “In Atlanta, the books delivered were between 400 and 600 pages long, containing for each sports: Mission, vision, goals. We made an outline of everything, including the DCAS (Detailed Competition Activity Schedule) that describes detailed processes, from the moment doors of the venue are opened at 5 am and the janitor arrives, until the last person leaves the premises at night.  At what time do athletes arrive, when are doors opened, what music should be played, what was supposed to be written on the screens, everything“.  After that, every 4 years those books are passed on to the next host city, to be used as reference for the preparation work and for them to add their own local color to the events. “In London the books will be passed on to Rio de Janeiro. I am sure Brazil is going to do wonderful on their preparations “.

In his experience, Mr. Rodriguez describes us that at this stage of the project “those involved in the organization are working 14 to 16 hours a day. Being 6 months away from the deadline, you work on adrenaline and not sleeping much, but working with great energy of motivation. “It’s like living a dream, a feeling of “Pinch me, I’m dreaming!” that all those involved in organizing the Olympics have. At this point in the process the main concerns are that the facilities are ready on time and multidisciplinary teams by location and installation put their best effort to learn to work collaboratively. “About 4 months ago the large departments disappeared and assembled teams with members from each department” responsible for each location where the competitions will take place. “There is a group in charge of the Olympic Village, a group based in the Olympic Stadium, and so on. The Olympic Village is the center of everything, because everyone goes to sleep there. “

“ it is the responsibility for each member of those new teams to get to know each other and to work as a real team, contributing to each other. Many of them did not know the rest before, and now they need to build the team very quickly. Someone in Atlanta said once that putting together the Olympics is like creating a Fortune 500 Company in 1 year that will only live for 16 days. Is very interesting and sad at the same time”. Mr. Rodriguez lived the process of gradually saying good bye to all the personnel that had worked with him, some of them for 7 years. “The day after a competition is finished (some sports last 3 days, some 4, others the 2 weeks) the whole team is left without a job. After years working together it was really hard for me when finance told me that I needed to let everyone go and to say when it would be done. They give between 24 and 72 hours to all the people related to a sport that is finished to leave. I had 632 people working with me in the Atlanta Olympics and it hurt to see all 600 of them coming by my office to say good bye, every day. I had spent the last 7 years of my life working with them. At the end it was only my secretary, my assistant and me. All executives at my level knew the day would come when we had to close the door and turn off the light. Someone had to do it. The good part was that the 99.9% of all those people considered sports as the top passion of their lives and therefore they enjoyed the opportunity of working this job even though they knew it was going to be over very soon. All happened very quickly”.

With a smile Mr. Rodriguez remembers when Muhammad Ali lighted the Olympic torch at the Opening Ceremony in Atlanta, and also remembers the closing ceremony when, as the torch flames expired, he thought “there went 7 years of my life, now they are over, I enjoyed them”. And he still enjoys talking about those special moments. It is one of the many rewards of working as a sports manager.

London will be the 8th Summer Olympics that José Humberto Rodríguez attends as administrator, “maybe because I was not that good an athlete to compete. If I had the potential as an athlete, I would have even tried my best to make it as an athlete to the Olympics, but the talent I have must is to manage and organize. I started coaching track and field at a High School and met my friend Jimmy Carnes who gave me the chance to start assisting him on sports management. Back then Sports Management was not a career taught in college. You had to have the talent. Nowadays you may have the degree but if you lack the talent you would not be as successful. Talents and gifts are not taught at school. The knowledge comes from years and years of doing the job”. Proudly Mr. Rodriguez talks about his son Steven who inherited his talent for this job and has had many achievements.

All that detailed preparation is taking place in London, but also here in the USA there is still plenty to do on all sports federations, especially USA Judo athletes are going to compete in Europe to complete their preparation and will    be here by May 11th when our City of Doral will be the host of the JUDO World Cup 2012.

——————-  En Español  ———————

Armando el rompecabezas

Comienza la cuenta regresiva para el inicio de los Juegos Olímpicos 2012

Por: Maria Alejandra Pulgar

El día 27 de enero faltarán  seis meses exactos para la Ceremonia de Apertura de los Juegos Olímpicos de Londres. José Humberto Rodríguez, CEO de USA Judo-, y su equipo de trabajo finiquitan los detalles administrativos que  facilitarán a los atletas la oportunidad de ganarse un puesto en la delegación que llegará a los Juegos Olímpicos; esos  16 “Días de Gloria”, con el cual los atletas soñaron durante tantos años de trabajo arduo. No son solo los atletas los que sueñan con el honor de ser, de manera vitalicia, Atletas Olímpicos, los entrenadores y administradores también sueñan, las ciudades también sueñan.  Cuando una ciudad ha sido sede de los Juegos, siempre será recordada como Ciudad Olímpica.

“Desde el momento que uno administra unas Olimpiadas ya nada se compara. Es un evento mayor, por las expectativas que existen. Los ojos del mundo están sobre tus logros, El mundo completo sueña con ese evento”.  Los Cinco Aros Olímpicos representan todas las naciones del mundo comprometidas a competir sanamente y son uno de los símbolos mas reconocidos.  Llegar a las Olimpiadas, cualquiera que sea el rol que se desempeñe,  significa llegar a la cima; es la realización de un largo sueño.  El Sr. Rodríguez ha tenido, en 8 ocasiones, la oportunidad de estar en el privilegiado grupo de personas que trabajan para preparar unos Juegos Olímpicos que todos los demás podamos disfrutar en los estadios o a través de la televisión. Aquí  nos cuenta, en base a su experiencia, todo el proceso que implica “Armar el complejo rompecabezas” que es organizar unos Juegos Olímpicos.

“En 1996, en las Olimpiadas de Atlanta, trabajé como director de todos los deportes y mi trabajo por un periodo de 7 años fue preparar todo lo que sucedería en esos 16 días de Gloria” expresa el Sr. Rodríguez.  Es difícil imaginar toda la logística y detalles que garanticen el éxito de un evento de esa magnitud. Es un proceso de años. “En la vida todo es un rompecabezas. Esa seria la mejor manera para describir el proceso de organizar los Juegos Olímpicos en Atlanta. Al principio, cuando comienza el proyecto, todas las piezas, los departamentos, están separados. Cada uno trabajando en su parte (Seguridad, transporte, médicos, deportes, voluntariado, etc.). Con el paso de los años de trabajo, las piezas van cayendo en su sitio y poco a poco al año se le empieza a ver forma. Cuando faltan seis meses, como estamos ahora, ya es el momento de rematar para tener la visión global que tomará vida el 27 de Julio”.

Varios equipos multidisciplinarios pasan entre 6 y 7 años preparando los infinitos detalles que conlleva una Olimpiada. Una vez que llega  esa fecha inamovible que es la Ceremonia de Apertura, todo pasa muy rápido, como un sueño. “Uno trabaja 7 años y los 16 días se te van en un abrir y cerrar de ojos”. Cuando se apaga la Llama Olímpica y los atletas se despiden, también los administradores tienen que apagar la luz y decir adiós a un equipo de trabajo que les ha acompañado por tanto tiempo.

Nos cuenta el Sr. Rodríguez que hasta el ’96 no existían manuales que detallaran los pasos relacionados con la organización de una Olimpiada. Para prepararse, los encargados de cada departamento viajaban a la ciudad de la Olimpiada anterior por meses, a reunirse con los diferentes comités y tomar notas de lo que se hacia. Después de Atlanta, se entregaron los manuales de administración de cada deporte. “Hasta entonces cada Olimpiada escribía su memoria”. A partir de Atlanta se recopilaron esos archivos para no tener que reinventar la rueda. “En Atlanta entregamos unos libros que tienen entre 400 y 600 páginas donde se detalla todo por deporte: Misión, visión, objetivos, metas. Hicimos un esquema de todo, hasta llegar al DCAS – por sus siglas en ingles-, (Horario de competición detallada) que te describe, desde el momento que se abrían las puertas del local de la competencia a las 5 am y llegaba el portero, hasta la última persona que salía del local en la noche. A que hora llegaban los atletas, los autobuses, cuándo se abrían las puertas, la música que se iba a poner, que se iba a colocar en las pantallas, todo”. Desde entonces, cada 4 años esos libros se le entregan a la siguiente ciudad anfitriona para que los use de referencia para el trabajo de preparación y  le agregue su color local. “En Londres se le entregará a Rio de Janeiro. Brasil va a ser una maravilla”.

Por su experiencia, el Sr. Rodríguez nos cuenta que a estas alturas del proyecto “quienes trabajan en la organización están trabajando 14 a 16 horas al día. A 6 meses del día establecido, uno trabaja con adrenalina y no duerme mucho, pero se trabaja con una gran energía de motivación”. Es como estar viviendo un sueño, un sentimiento de “pellízcame que estoy soñando”  que todos los que están involucrados en la organización de una olimpiada tienen.  En este momento del proceso las principales preocupaciones son que estén listas las instalaciones a tiempo y que los equipos multidisciplinarios de trabajo por localidad e instalación aprendan a trabajar colaborativamente. “Unos 4 meses atrás los departamentos grandes desaparecen y se arman equipos con miembros de cada departamento” encargados de cada localización, estadio, piscina, etc. donde se realizaran las competencias. “En la Villa Olímpica esta basado un grupo, en el Estadio Olímpico otro, etc. La Villa Olímpica es el centro de todo, porque todo el mundo va a dormir allí.”

“Es responsabilidad de los miembros de cada uno de esos nuevos equipos que están ahora conociéndose trabajar de manera coherente, unidos en equipo, colaborando. Muchos no se conocían de antes y tienen que aprender a trabajar en equipo rápidamente. Alguien dijo una vez en Atlanta que organizar los Juegos es crear en 1 año un Fortune 500 Company que va a vivir y operar solo 16 días. Es muy interesante y muy triste a la vez”. El  Jose Humberto Rodríguez vivió el proceso de ir progresivamente despidiéndose del personal con quienes había trabajado por 7 años. “El día después que se termina la competencia de cada deporte (algunos duran 3 días, otros 4 días, algunos duran las 2 semanas) todo el equipo se queda sin trabajo. Después de estar años trabajando en esto. Algo muy duro para mi fue cuando finanzas me dijo, tienes que recortar del presupuesto y me tienes que decir que día cada persona se tiene que ir. Y normalmente te dan entre 24 y 72 horas para que se vaya toda la gente del deporte. Yo tenia 632 personas trabajando conmigo en las Olimpíadas en Atlanta´96 y tu ves a esas 600 personas  venir a despedirse poquito a poco venir cada día a la oficina. Con algunos habías pasado 7 años trabajando con ellos. Al final quedábamos  mi secretaria, mi asistente y yo; eso es algo que obviamente los directores al nivel que yo estaba,  sabíamos que ese día llegaría y que había que apagar la luz. A alguien le toca hacerlo. Lo bueno es que el 99.9% de estas personas considera el deporte el amor de su vida y por lo tanto disfrutaron ampliamente realizar ese trabajo sabiendo que culminaría muy rápidamente. Todo pasa muy rápido”.

El Sr. Rodríguez revive sonriente el recuerdo de ver a Muhammad Alí encender la llama olímpica de Atlanta , al igual que el momento en que se apagó el pebetero en la ceremonia de clausura, cuando pensó “ahí se me fueron 7 años de mi vida, que disfruté” y aun disfruta al recordarlo. Esa es una de las muchas recompensas del trabajo como administrador deportivo.

Para José Humberto Rodríguez esta será la octava olimpiada de verano en que participa como administrador. “Tal vez porque no fui un buen atleta que pudiera llegar a competir. Si hubiera podido llegar como atleta, si hubiera tenido el talento para llegar como atleta habría trabajado duro para hacerlo, pero como no tengo mucho ese talento sino el talento de administrador. Empecé como coach de atletismo y mi amigo Jimmy Carnes me dio la oportunidad de comenzar a trabajar en administración deportiva, primero como su asistente, hasta que poco a poco fui haciéndome un nombre propio. Cuando yo comencé en administración deportiva no existía como carrera. Hoy por hoy los muchachos quieren estudiar esa carrera, antes no se estudiaba en la universidad, pero el talento, el don no se puede estudiar. Lo tienes o no. Ese conocimiento empírico viene con los años de haber hecho la tarea, en los libros no se puede aprender”.  Nos cuenta con orgullo que su hijo Steven también tiene “el don, el olfato de administración deportiva” y que actualmente trabaja en la misma actividad y ha tenido muchos logros.

Toda esa preparación detallada se esta llevando a cabo en Londres actualmente, pero aun aquí en USA queda mucho por hacer por parte de las federaciones locales deportivas. En particular, los atletas de USA Judo están saliendo para Europa esta semana a varios combates clasificatorios para los Juegos y regresan para el 11 de Mayo, cuando la Copa Mundial de Judo tendrá lugar en la Ciudad de Doral, FL.

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