THE CITY OF DORAL WILL CREATE ITS OWN LEGAL DEPARTMENT

After rescinding the contract with Weiss Serota, Helfman, Cole & Bierman

Operational reasons and budgetary savings led the Municipal Council to take this decision

 

Edda Pujadas, @epujadas

Para leer en Español 

Taking into consideration the residential, commercial, and industrial growth of the City of Doral in recent years and the amount and complexity of the legal issues that are generated in our community, the City of Doral Council approved the creation of an Internal Legal Department.

This proposal, made by Mayor Juan Carlos Bermudez, was supported by three of the five remaining members of the City Council based on operational reasons, as they believe that this will allow greater access to effective legal advice and budget savings, which they estimate will be greater than 40%.

Mayor Bermudez explains that after reviewing the way in which other cities in Miami Dade County handle their legal affairs, he noticed that the majority of the local governments have internal attorneys.

Mayor Bermudez adds that, among the twelve cities with highest population in Miami Dade (Miami, Hialeah, Miami Gardens, Miami Beach, Homestead, Doral, North Miami, Coral Gables, Cutler Bay, North Miami Beach, Aventura and Miami Lakes) only four, (Doral, Homestead, Aventura, and Cutler Bay) hire external legal firms and Coral Gables hires them only for specific cases, while they still have their internal team of attorneys.

“It is imperative that we have an attorney completely at the disposal of the city, with easy access and for which we do not need to pay on a per hour basis. In fact, during my first term as Mayor, we had already thought about this possibility, and I believe that now is the time to do it, Doral has many legal needs that require immediate action,” adds Bermudez.

Regarding the budgetary portion of this decision, the Doralian leader spoke about Miami Gardens as an example, this city almost doubles our population and is 20% bigger (in square miles) and it spends (without taking into consideration the legal contingency fund of Doral), approximately the same amount as Doral in legal affairs.

“With almost six hundred thousand dollars that Miami Gardens dedicates to its legal office, they pay for an internal attorney and three legal assistants.” This makes it evident that with the same funds that we use today to cover for our subcontracted legal expenses, we could be financing the legal office of the City of Doral.”

This proposal for a legal department, implies that at least three new positions have to be created (a full time City Attorney, one paralegal and one administrative assistant), to cover for this, the city needs a budget of $401,154 dollars, considering that the salary is consistent with the rest of the cities and including the legal benefits for these employees.

Bermúdez clarified that this decision is not at all due to disagreements with the firm Weiss Serota, Helfman, Cole and Bierman that will continue to be used for special cases and will finish processing the pending cases during the transition period from 60 to 90 days.

While checking the expenses in attorneys for cities with internal legal departments, we found out that the City of Miami, with more than 453,000 residents invests an annual total of $8,418,000 dollars, Miami Beach with 91,917 residents, invests $5,815,000 and Coral Gables with 50,815 residents spends $2,477,261 dollars per year.

North Miami has a population of 62,129 people (very close to the population of Doral, estimated at 57,947) and they spend $1,151,230 in legal services, while Hialeah with 236,387 residents, spends more than $1,084,046 dollars in legal services and at Miami Gardens with 113,058 residents, the expense for their legal department is $594,635 dollars.

The cities that have external attorney firms, apart from Doral are: Aventura with 37,724 residents and legal expenses of $305,000 dollars per year, Cutler Bay with 44,707 residents and legal expenses of $475,000 dollars per year and Homestead, home of 67,996 residents with a legal investment of more than $1,000,000 dollars.

OPINION OF THE CITY COUNCIL

Vice-Mayor Ana María Rodríguez, highlighted the excellent work done by the firm Weiss Serota, Helfman, Cole and Bierman, represented by Daniel Espino, while clarifying that the implementation of this legal department will represent an important budgetary saving for the City of Doral.

“I think we need an in-house lawyer and only when there are specific cases to attend would it be necessary to hire an external legal service that could even be the same firm that we work with nowadays. Although, by next year I will not be part of the Municipal Council, I think it would be convenient to evaluate this new legal framework in a year and confirm that it has worked well,” said Vice-Mayor Rodríguez.

For her part, Councilwoman Claudia Mariaca pointed out that the City of Doral has reached a moment of growth and evolution that needs to have immediate legal access and 100% available for all internal requirements. “This decision will also allow us to save in our legal expenses more than $300,000 dollars.”

Although Councilman Pete Cabrera also supported the creation of the legal department, until the closing date of this edition we could not obtain his statements in this regard.

Councilwoman Christi Fraga was the only Council member who opposed this proposal, considering that the creation of an internal legal department, far from representing budget savings, would triple legal expenses.

Councilwoman Fraga alleges that she did not support the proposal to create an internal legal department for the City of Doral “because it will deprive us of the considerable legal experience and excellent service that Weiss, Serota, Helfman, Cole and Bierman, has provided during the last four years. The agreement with this firm gave us access to more than 80 lawyers specialized in more than 48 areas of practice, ” added Fraga.

“A lawyer, a paralegal and an assistant will not be able to provide legal experience in all the practice areas necessary to carry out the procedures of the City of Doral, nor will they be able to comply with the legal work load of City Hall. This will force us to hire external consultants at much higher hourly rates, “said Fraga.

“For the 2016-2017 fiscal year, the City of Doral budgeted $ 685 thousand dollars for legal expenses that translate into 3400 hours of work per year, while any full-time city employee works 1,875 hours per year (37.5 hours per week multiplied by 50 viable weeks in a year with two weeks of vacation). So, will this lawyer work almost 70 hours per week? And if you do not work these 70 hours per week (almost twice as much as any other employee of City Hall), how would the legal workload of the City of Doral be completed?

Councilwoman Fraga, ensures that an internal legal department will be aimed at resembling the City of Coral Gables (with a population less than Doral), which has four lawyers and two assistants and also requires contracting external legal advisors to meet their needs. “In this way, Doral’s legal expenses budget (estimated at $ 685 thousand dollars for fiscal year 2017-2018) will end up resembling Coral Gables, which this year reached $ 2.4 million dollars.”

Fraga clarified that, during the last meeting of the Municipal Council, there was not enough evidence or support to justify the creation of a legal department. “A simple memorandum that uses as an example the only city out of 34 that exist in Miami-Dade County, with an internal legal budget of less than $ 1.1 million is not a credible source for making such an important decision.”

“Quite the contrary, my investigation indicated that an internal legal department will not fully cover our legal requirements and that the City of Doral will have to invest much more in its legal budget, so I could not support it since it does not reflect a fiscally responsible form of governing, “explained Christi Fraga.

 

 

———— En Español ———–

 

Tras rescindir contrato con la firma Weiss Serota, Helfman, Cole y Bierman

LA CIUDAD DE DORAL CREARA SU PROPIO DEPARTAMENTO LEGAL

 

Razones de operatividad y ahorro presupuestario llevaron al Concejo Municipal a tomar esta decisión

 

 

Edda Pujadas, @epujadas

 

En consideración al crecimiento residencial, comercial e industrial de la Ciudad de Doral en los últimos años y de la cantidad y complejidad de asuntos legales que se generan en nuestra comunidad, el Concejo Municipal aprobó la creación de un departamento legal interno.

Esta propuesta, realizada por el alcalde Juan Carlos Bermúdez, fue apoyada por tres de los cuatro miembros restantes del Concejo Municipal en base a razones operativas, pues consideran que esto permitirá tener mayor acceso a un efectivo asesoramiento legal y de ahorro presupuestario, el cual estiman que será mayor al 40%.

Explica el alcalde Juan Carlos Bermúdez que, después de revisar la forma en que otras ciudades del condado de Miami-Dade manejan sus asuntos legales, se percató de que la mayoría de los gobiernos locales tienen abogados internos.

Agrega el alcalde Bermúdez que, entre las doce ciudades más pobladas de Miami-Dade (Miami, Hialeah, Miami Gardens, Miami Beach, Homestead, Doral, North Miami, Coral Gables, Cutler Bay, North Miami Beach, Aventura y Miami Lakes) sólo cuatro de ellas, (Doral, Homestead, Aventura y Cutler Bay) contratan firmas de abogados externas y la ciudad de Coral Gables lo hace solamente para algunos casos específicos, sin embargo, cuentan con su propio equipo de abogados internos.

 “Es indispensable que tengamos un abogado completamente a disposición de los requerimientos de la ciudad, de acceso rápido y que no tengamos que pagar este servicio por hora. De hecho, durante mi primera gestión como alcalde ya se había contemplado esta posibilidad, pero creo que ya es el momento de hacerlo, pues Doral tiene muchas necesidades legales que deben atenderse con la inmediatez requerida”, agregó Bermúdez.

Con respecto a la parte presupuestaria, el mandatario doralino puso como ejemplo a la ciudad de Miami Gardens, que casi duplica nuestra población y también es un 20% más grande (en millas cuadradas) y gasta (sin contar el fondo de contingencia de litigios del Doral), aproximadamente, la misma cantidad que Doral en asuntos legales.

“Con casi $600 mil dólares que Miami Gardens dedica su oficina fiscal, pagan un abogado interno y tres asistentes legales. “Esto evidencia que, con los fondos que actualmente dedicamos para cubrir nuestros gastos legales subcontratados, podríamos financiar la oficina legal de la Ciudad de Doral”.

La propuesta de este departamento legal implica la creación de, al menos, tres cargos (abogado municipal a tiempo completo, paralegal y asistente administrativo) para lo cual se requiere de un presupuesto de $401,154 mil dólares, pagando un salario acorde al de las demás ciudades e incluyendo los beneficios contractuales de estos empleados.

Aclaró Bermúdez que esta decisión no obedece en lo absoluto a inconformidades con la firma Weiss Serota, Helfman, Cole y Bierman que seguirá siendo usada para asuntos especiales y terminará de procesar los casos pendientes durante el período de transición de 60 a 90 días.

Al revisar los gastos de abogado de las ciudades con departamentos legales internos, encontramos que la Ciudad de Miami con más de 453 mil habitantes invierte un total anual de $8 millones 418 mil dólares, Miami Beach con 91 mil 917 residentes gasta $5 millones 815 mil dólares y Coral Gables con 50 mil 815 habitantes gasta $2 millones 477 mil 261 dólares al año.

En North Miami viven 62 mil 139 personas (muy cercana a la población de Doral, estimada en 57 mil 947) y gastan en servicios legales $1 millón 269 mil dólares, North Miami Beach con 43 mil 891 residentes invierte un $1 millón 151 mil 230 dólares, mientras que en Hialeah con 236 mil 387 habitantes el costo legal es de $1 millón 84 mil 46 dólares y en Miami Gardens que tiene 113 mil 58 habitantes el gasto del departamento legal asciende a 594 mil 635 dólares.

Las ciudades que usan servicios de firmas externas de abogados, además de Doral, son Aventura con 37 mil 724 habitantes y gastos legales de $305 mil dólares al año, Cutler Bay donde viven 44 mil 707 personas y gastan $475 mil dólares y Homestead, hogar de 67 mil 996 habitantes con inversiones legales de un $1millón de dólares.

OPINIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL

La vice-alcaldesa Ana María Rodríguez, destacó el excelente trabajo que ha realizado la firma Weiss Serota, Helfman, Cole y Bierman, representada por Daniel Espino, a la vez que aclaró que la implementación de este departamento legal va a representar un importante ahorro presupuestario para la Ciudad de Doral.

“Creo que necesitamos un abogado interno y sólo cuando haya casos específicos que atender se podría requerir la contratación de un servicio legal externo que, incluso, podría ser la misma firma con que trabajamos en la actualidad. Si bien, ya para el próximo año no estaré el Concejo Municipal, creo conveniente evaluar en un año este nuevo esquema legal y corroborar que ha funcionado bien”, manifestó la vice-alcaldesa Rodríguez.

Por su parte, la concejal Claudia Mariaca señaló que la Ciudad de Doral ha llegado a un momento de crecimiento y evolución que necesita tener un acceso legal inmediato y 100% disponible para todos los requerimientos internos. “Esta decisión también nos va a permitir un ahorro en nuestros gatos legales en más de $300 mil dólares”.

Si bien el concejal Pete Cabrera también apoyó la creación del departamento legal, hasta la fecha de cierre de esta edición no pudimos obtener sus declaraciones al respecto.

La concejal Christi Fraga fue el único miembro del Concejo que se opuso a esta propuesta al considerar que la creación de un departamento legal interno, lejos de representar un ahorro presupuestario, triplicaría los gastos legales.

La concejal Fraga alega que no apoyó la propuesta de crear un departamento legal interno para la Ciudad de Doral “porque nos privará de la considerable experiencia legal y el excelente servicio que la firma Weiss, Serota, Helfman, Cole y Bierman, que han brindaron durante los últimos cuatro años. El acuerdo con esta firma, nos dio acceso a más de 80 abogados especializados en más de 48 áreas de práctica”, agregó.

“Un abogado, un paralegal y un asistente no podrán proporcionar la experiencia legal en todas las áreas de práctica necesarias para realizar los trámites de la Ciudad de Doral, así como tampoco podrán cumplir con la carga de trabajo legal de la alcaldía. Esto nos obligará a contratar asesores externos a tarifas por hora mucho más altas”, comentó Fraga.

“Para el año fiscal 2016-2017, la Ciudad de Doral presupuestó $685 mil dólares para gastos legales que se traducen en 3400 horas de trabajo al año, mientras que cualquier empleado del ayuntamiento a tiempo completo trabaja 1875 horas anuales (37.5 horas por semana multiplicado por 50 semanas viables en un año con dos semanas de vacaciones). Entonces, ¿este abogado trabajará casi 70 horas por semana? y si no trabaja estas 70 horas por semana (casi el doble que cualquier otro empleado de la alcaldía), ¿cómo se completaría la carga de trabajo legal de la Ciudad de Doral?

La concejal Fraga, asegura que un departamento legal interno estará encaminado a parecerse a la Ciudad de Coral Gables (con una población menor que la Doral), que tienen a cuatro abogados y dos asistentes y además requieren contratar asesores legales externos para satisfacer sus necesidades. “De esta forma, el presupuesto de gastos legales de Doral (estimados de $685 mil dólares para el año fiscal 2017-2018) terminará pareciéndose al Coral Gables, que este año llegó a $2.4 millones de dólares”.

Fraga aclaró que, durante la reunión pasada del Concejo Municipal, no se presentó suficiente evidencia o respaldo que sustentara la creación de un departamento legal. “Un simple memorándum que utiliza como ejemplo la única ciudad, de 34 que existen en el condado de Miami-Dade, con un presupuesto legal interno de menos de $1.1 millones no es una fuente creíble para tomar una decisión tan importante”.

“Muy por el contrario, mi investigación indicó que un departamento legal interno no cubrirá por completo nuestros requerimientos legales y que la Ciudad de Doral tendrá que invertir mucho más en su presupuesto legal, por lo que no podría apoyarlo ya que no refleja una forma fiscalmente responsable de gobernar”, explicó Christi Fraga.

 

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